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Economia de tempo, de deslocamento, planejamento antecipado de processos e qualidade de vida dos profissionais são alguns dos benefícios que os escritórios de Advocacia estão conquistando com a ajuda de organização, gestão e tecnologia. O ano de 2021, para muitos, foi o período de reorganização de rotinas e de implantação de novos modelos de gestão e procedimentos de trabalho para voltar a conquistar desenvolvimento e crescimento nos negócios. O momento agora é de lapidar as ferramentas, planejar e definir as metas de 2022, com o intuito de aperfeiçoar o atendimento aos clientes e crescer.

Para isso, inovação tem sido a palavra de ordem para o setor da Advocacia. O escritório Dalla Bernardina & Advogados Associados, sediado no Espírito Santo, que já está desenvolvendo seu planejamento para 2022 há cerca de dois meses, acaba de firmar parceria com a Preâmbulo Tech para qualificar o atendimento das suas carteiras massificadas e boutiques, otimizar o trabalho diário e melhorar a qualidade de vida dos advogados do escritório. Isso porque tecnologia e inovação transcendem as ferramentas e alcançam a mudança de mentalidade dos profissionais com as facilidades dos softwares especializados.

A união das duas empresas já está permitindo mudanças disruptivas no escritório. De acordo com Eduardo Dalla Bernardina, advogado e gestor do escritório, as ferramentas de controle de processos já são conhecidas pelos profissionais do Dalla Bernardina há alguns anos. Entretanto, novas funcionalidades foram adquiridas recentemente com a implantação do sistema do CPJ-3C da Preâmbulo Tech e migração de todos os dados do sistema anterior, bem como as planilhas. “O acesso remoto, o controle, o fluxo de prazos, workflow, a integração com o financeiro e a automação de algumas tarefas eram questões necessárias para nós. Já estamos habituados com tecnologias e metodologias ágeis e agora precisamos cada vez mais buscar aperfeiçoar as ferramentas para antecipar estratégias de processos, minimizar as saídas, gerar os relatórios macro do escritório para controlar melhor a gestão, e até padronizar as metas. Estamos buscando ainda ter mais presença junto aos nossos clientes e distribuir melhor as demandas internas”, explica o advogado.

A missão do CPJ-3C é de gerar informações rápidas, organizar as agendas, padronizar os dados, e oferecer parametrização dos processos independentemente da quantidade. Segundo Andréia Cristina Andreatta, diretora de Marketing e Comercial da Preâmbulo Tech, o sistema é flexível em relação a automação de tarefas via workflow, inteligência artificial para classificação de publicações, business intelligence, dashboards e área exclusiva para clientes do escritório. A inteligência artificial classifica as publicações via webservice ou via importação e o sistema sugere os prazos. O gestor escolhe se o sistema aceita a sugestão ou se um controle humano será realizado antes de disparar a próxima etapa do fluxo para a equipe responsável através da automação de tarefas via workflow. O controller acompanha em tempo real as tarefas pelo diagrama que mostra em que etapa do fluxo estão. Além disso, há notificações quando há tarefas paradas. O sistema tem ainda integração com o financeiro em um único software, excluindo a necessidade do uso de planilhas paralelas. Para obter os indicadores, é possível acessar o CPJ-Connect no smartphone ou navegador via dashboards com consulta de processos, documentos e agenda, além de uma área exclusiva do escritório para que o cliente possa consultar o andamento das informações”, detalha a gestora.

Para 2022, muitas das metas já estão sendo desenhadas. Alessandra de Freitas Assis Silva, advogada coordenadora do escritório Dalla Bernardina, conta que é necessário otimizar as publicações e tornar a resposta dos cadastros mais rápida, algo que já está em desenvolvimento na sua operação. “Estamos aperfeiçoando o monitoramento das equipes em relação às publicações, o que já melhorou muito as condições de trabalhos dos profissionais. A nossa fase atual é de entender todas as funcionalidades do novo sistema para tornar a conduta da nossa máquina humana mais estratégica e menos manual. Nos próximos meses criaremos todas as parametrizações de acordo com nossas demandas e regras de atuação. Esperamos com isso alcançar ainda mais posicionamento de mercado na Advocacia nacional e atender cada vez melhor o nosso cliente”, acrescenta.