Atenta à evolução dos negócios e projetando crescimento para os próximos anos, a Newlar Distribuidora, uma das maiores atacadistas de São Paulo, com mais de seis mil itens para venda com foco nos segmentos de utilidades domésticas, brinquedos, papelaria e artigos decorativos, adotou o ERP Sankhya, desenvolvedora de soluções de gestão.

Segundo Vinícius Berná, sócio-diretor da Newlar Distribuidora, diante do crescimento das operações, a empresa demandava uma maior capacidade de gestão e o sistema anterior não conseguia acompanhar as novas necessidades do negócio. “O sistema anterior era muito simples, mas o negócio já tinha se tornado complexo demais para ele”, afirma.

De acordo com o executivo, alguns detalhes importantes foram levados em consideração no processo de escolha da nova parceira de gestão. “Avaliamos 15 diferentes softwares, e a Sankhya se mostrou a ferramenta mais sólida e robusta para atender às nossas necessidades. Entre as vantagens competitivas, a flexibilidade do sistema foi um dos diferenciais que mais nos chamou a atenção”, aponta o sócio-diretor.

Por meio dos módulos customizáveis e do acesso ao banco de dados do ERP Sankhya, é possível realizar adaptações aderentes ao negócio, destaca Berná. “Criamos uma matriz de análise de giro e automatizamos a reposição de mercadorias baseadas em critérios estatísticos. Dessa forma, pudemos triplicar a linha de produtos, comprando menos quantidade, mais vezes, sem precisar aumentar espaço físico de armazenagem. Além disso, reduzimos nossa ruptura de estoque de 18% para 6% e alinhamos melhor a compra de mercadorias com nosso fluxo de caixa. Tudo isso customizado com as fórmulas que nós julgamos ideais para aplicar em nossa operação”, explica.

Outro benefício obtido foi a conferência mais efetiva dos pedidos de vendas. “Antes da implantação, fazíamos a emissão dos pedidos, conferência manual e faturamento. Não existia uma conferência dos produtos via sistema, por código de barras, referência, etc., e isso causava um nível alto de erros na conferência. Quando passamos a conferir por código de barras, os erros praticamente acabaram. Sabemos qual produto foi conferido, por qual conferente, qual dia, qual horário e em qual volume entregue ao cliente cada produto está”, disse o sócio da Newlar destacando que hoje a equipe praticamente não recebe ligações dos clientes dizendo que recebeu incorretamente um item, o que antes acontecia pelo menos a cada dois dias.

A área financeira da atacadista também foi aprimorada. “Hoje em 30 segundos obtenho meu DRE atualizado, meu nível de caixa, diversos indicadores financeiros, etc. Tenho um overview financeiro. O sistema anterior fazia um levantamento das receitas e despesas e era necessário montar controles em planilhas para avaliar a situação financeira do negócio por períodos, nunca em tempo real. E ainda, era necessário revisar diversas vezes os mesmos números para ter certeza que não foi cometido nenhum erro na planilha\".

A abundância de informações fornecida pela solução colocou a empresa em um processo de melhoria contínua. “Hoje cada desafio que vemos pela frente, primeiro pensamos em como resolver apoiado em sistema, depois em outras formas”. Um exemplo foi a expansão da linha de produtos. Após uma análise do processo de compras, se observou que a empresa podia manter estoques menores, ocupando menos espaço, mantendo um nível baixo de ruptura e abrindo a possibilidade de expandir a linha sem expandir a área de armazenagem da empresa. “Descobrimos que poderíamos ter cerca de 30% a menos em estoque do que imaginávamos, com isso reduzimos os estoques de segurança, geramos caixa e ainda mantivemos uma baixa ruptura”, revela.

Para o futuro, Berná pontua alguns planos. “Atualmente temos três canais de vendas, autosserviço, showroom e televendas, e queremos expandir para o ecommerce B2B ainda em 2019. Outra ferramenta muito importante para o nosso negócio será a assistente virtual BIA, desenvolvida pela Sankhya, que poderá auxiliar nossos vendedores a sugerir produtos adequados para a necessidade de cada cliente. Nossa meta é crescer de 7% a 10% em 2019. Para alcançá-la, a Sankhya será uma parceira fundamental neste processo, nos auxiliando com informações rápidas e confiáveis e com tomadas de decisões assertivas”, finaliza.