É certo que 2017 será um ano de fortes autuações por parte do Fisco, e como obrigatoriedade legal para o momento em que as autoridades solicitarem, notas fiscais relacionadas a todas as atividades transacionais dos últimos cinco anos devem estar armazenadas para apresentação quando necessário.

Devido ao crescente número de informações que devem ser enviadas ao Fisco e a transparência gerada por sistemas automatizados, as empresas estão cada vez mais rigorosas em manter-se dentro da lei. Porém, o grande número de informações transacionais acaba por dificultar o armazenamento.

“Muitas empresas vão perceber que suas notas não foram armazenadas da forma correta, ou até mesmo que algumas não estão lá, somente quando são autuadas. E então é necessário começar um trabalho profundo de organização e recuperação de notas. O grande problema aqui é que há a possibilidade de que algumas tenham se perdido, e a companhia acaba por ficar vulnerável”, afirma Marcelo Simões, diretor de operações da TaxWeb, empresa especializada em soluções para compliance fiscal.

No caso destas empresas as penalidades podem ter um forte impacto sobre as operações da companhia. A multa chega a 35% do valor da operação, além de gerar a impossibilidade de escrituração fiscal com qualidade obrigatória relacionada aos arquivos SPED FISCAL ICMS/IPI e SPED FISCAL PIS/COFINS.

A Nota Fiscal Eletrônica, um dos frutos do Projeto SPED, traz o cenário digital. O XML tem como objetivo documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, é válido juridicamente para todos os fins, e por isso deve ser armazenado.

Mesmo com a adoção de formatos digitais, há uma certa complexidade em guardar estes documentos de forma segura e todos organizados em um único ambiente. Por isso, é cada vez mais comum a adoção de softwares que desempenham este papel. Mas é importante que a empresa se atente as funcionalidades do serviço contratado, por exemplo se há a possibilidade de identificar erros em documentos enviados pelo fornecedor ou se cumpre sua função na recuperação de notas.

Além de dificuldades para encontrar a forma correta de armazenamento, muitas empresas cometem o erro de manter o documento errado. A confusão do DANFe com o XML é constante. DANFe é apenas a representação do documento fiscal e sua utilidade se limita ao momento de transporte da mercadoria.

“É habitual que em algumas companhias colaboradores das áreas fiscal e recebimento salvem estes documentos em seus próprios computadores, e não em um diretório comum. Isso faz com que não exista um padrão ou controle das informações, e é neste momento que documentos errados podem ser salvos. Uma ação que pode ser funcional é concentrar o recebimento destes documentos em um e-mail único”, orienta Simões.